企業で働いていると、ふとこんなことを感じる瞬間はありませんか。
「これって、自分の本来の仕事だっけ？」
特に多いのが、行政に提出するための各種書類作成・申請業務です。
入札参加資格申請、各種届出、更新手続…。
電子申請が増えてきたとはいえ、自治体ごとにルールや必要書類はバラバラで、まだまだ人の手と時間が必要な業務が多く残っています。
「出して当然」だけど、評価されない仕事
例えば、自治体向けの営業を担当している場合。
入札参加資格や指名願いは、
- 出していなければ入札に参加できない
- でも出していても、特に評価されない
という、少し不思議な立ち位置の業務です。
やっていて当たり前。
やらなければマイナス。
でも成果としては見えにくい。
この手の業務は、営業評価や人事評価に直接つながらないことも多く、現場では「地味にしんどい仕事」になりがちです。
ジョブ型雇用の時代に合っているのか？
最近は、
- ジョブ型雇用
- 専門性重視
- 本来業務への集中
といった考え方が、少しずつ広がってきています。
その中で、
- 要綱を読み込み
- 自治体ごとの差分を調べ
- 添付書類を揃え
- 役所に足を運ぶ
こうした業務を、営業や現場担当者が「本業の合間」に対応している状況が、本当に合理的なのかは、一度立ち止まって考えても良いテーマです。
本人にとってもストレスになりますし、会社としても「時間単価が合っているのか？」という疑問が残ります。
「あー、それそれ！」となる行政書士にアウトソーシングできる具体的な業務
ここからは、多くの会社で なぜか営業や管理部門が抱え込んでいる行政系の業務を、あえて具体的に挙げてみます。
① 入札参加資格申請・指名願い（自治体・官公庁）
これは真っ先に思い当たる方も多いはずです。
- 自治体ごとに様式が違う
- 必要書類が微妙に違う
- 電子申請と紙申請が混在
- 持参限定、郵送不可、受付時間が短い
しかも、
- 出していて当たり前
- 出しても評価されない
- 出し忘れたら1〜2年参加不可
営業がやるには、あまりにもリターンが見えない業務なのに、現実には営業が担っているケースが非常に多い分野です。
② 各種変更届（社名・代表者・所在地・役員変更など）
会社で何か変更があると、必ず後から追いかけてくるのがこの業務です。
- 登記変更後に必要な行政届出
- 提出先が複数
- 期限や様式がバラバラ
結果として、
「誰の担当か分からないまま」
「詳しくない人が調べながら対応」
という状態になりがちです。
③ 許認可の更新・期限管理
- 建設業許可
- 古物商許可
- 産業廃棄物収集運搬業許可
- 電気通信事業関係の届出 など
これらは、
- 期限を過ぎると業務停止
- でも日常業務では忘れやすい
という、失敗が致命的な業務です。
「誰かが覚えている前提」で回している会社ほど、実はかなりリスクを抱えています。
④ 補助金・助成金申請に伴う行政書類の整理
補助金そのものは魅力的でも、
- 要領が分かりづらい
- 添付書類が多い
- 記載内容の整合性が求められる
ため、
営業や現場が「本業の合間に読み込んで疲弊する」
ケースが少なくありません。
全部を丸投げしなくても、行政側の視点で整理・チェックを外注するだけで、負担は大きく減ります。
⑤ 行政提出用の申請書類のチェック
- 行政提出用の申請書
- 添付書類の整合性確認
去年のデータをコピーして、「たぶん大丈夫」で提出していませんか。
内心、
「これ、本当に問題ないよな…？」
と思ったことがあるなら、それはもう専門家に任せていい業務です。
アウトソーシングは「コスト」ではなく「投資」
「外注するとお金がかかる」という印象は、どうしても強くなりがちです。
ただ、視点を変えると、
- 営業が半日〜1日使う
- 他業務が止まる
- ミスがあれば参加資格を失う
こうした 見えないコストやリスク を考えると、
専門家に任せて、社員は本来の仕事に集中する
という選択は、コスト削減ではなく、投資に近い判断とも言えます。
実際には、こうした「見えないコスト」は感覚では分かっていても、数字として把握できていないケースがほとんどです。
そこで、行政への申請業務を社内で対応した場合と、アウトソーシングした場合で、年間どの程度のコスト差が生まれるのかを、簡易的に試算できるシミュレーターを用意しました。
「外注すると高いのか、それとも社内で抱える方が高くついているのか」
ぜひ一度、ご自身の業務を当てはめて確認してみてください。
行政申請業務のコスト比較シミュレーター
入札参加資格・変更届などの書類対応を「社内で対応した場合」と「専門家へ外注した場合」の概算コスト・時間を比較します。
試算条件を入力 概算
（例：A市・B町・C県…の合計）
（要領確認・作成・確認など）
（窓口持参・郵送準備など）
（人件費＋諸経費込み）
（交通費・郵送費・証明書代など）
（更新・変更などをまとめた回数）
行政書士等への依頼費用
（委任状・押印・資料受け渡し等）
本ツールは概算の目安です。実際の手続要件・提出方法・社内フローにより工数は変動します。正確な見積もりは専門家にご相談ください。
比較結果 年間ベース
▼ サマリー ▼
| 項目（年間） | 社内対応 | 外注対応 |
|---|---|---|
| 作業時間合計 | — | — |
| 人件費相当 | — | — |
| 実費（交通費等） | — | — |
| 外注費 | — | — |
| 総コスト目安 | — | — |
属人化しない「会社インフラ」をつくるために
行政手続の怖いところは、
- 「あの人しか分からない」
- 「去年どうやったか覚えていない」
といった属人化が起きやすい点です。
アウトソーシングすることで、
- 手続内容の整理
- スケジュール管理
- 書類の標準化
が進み、会社としての知見が残るというメリットもあります。
まとめ：外に出していい仕事は、外に出す
すべてをアウトソーシングする必要はありません。
ただ、
- 本来業務ではない
- 専門性が求められる
- 失敗リスクが高い
こうした条件が揃う業務については、「誰がやるか」ではなく、「どうやるのが一番合理的か」で考えてみても良い時代になっています。
もしこれらの業務を、
「本来の仕事の合間に、何となくやっている」
のであれば、それはアウトソーシングを検討すべきサインかもしれません。
行政書士やまもと事務所
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