住民票の写しとは？コピーとの違いを行政書士が解説

■ はじめに～その「写し」、本当にあってますか？～

お役所に提出する各種申請書類の中によく登場するのが、
「住民票の写し」というもの。

さて、みなさん――この「住民票の写し」って、何かご存じですか？

「うーん……役所で住民票をもらって、それをコンビニでコピーしたもののことじゃないの？」

……って思った方、正直に手を挙げてください（笑）

実はそれ、ちょっと違うんです！

住民票の写しについて解説している私ですが、実は何を隠そう私も行政書士になるまで、住民票の写しが何なのか分かっていませんでした。

これは、私が行政書士として登録するために申請書類を提出したときの話です。

その中に「住民票の写しを添付」とあったので、
「ふむふむ。住民票をコピーして持っていけばいいのね」と素直に解釈。
念のため2部コピーも用意して――いざ行政書士会へ提出！

……ところが。

受付の事務局の方に、やさしくこう言われてしまいました。

「こちらの“原本”が住民票の“写し”になりますよ。今後、行政書士として頻繁に取り扱う書類なので、ぜひ覚えてくださいね。」

はい。
まさかの写しの“写し”提出という大チョンボです（汗）

ここ、意外と知られていないポイントなんですが
住民票の“写し”とは、役所が公式に発行する証明書のことを指します。

・「住民票の写し」＝市区町村が発行する正式な書類
・「コピー」＝自分で複製したただの紙

つまり、住民票の“原本”は役所のコンピュータの中にあり、
私たちがもらう「写し」は、その記録をもとに印刷された証明書つきの情報なんです。

そして、その「写し」をコンビニなどでコピーすると、
それはもうただの紙に成り下がってしまうわけです。

我々の日常生活でも考えてみてください。

コピーした書類を、さらにコピーしたものを「正式な書類です」と言って提出する場面って、まずありませんよね？

役所に出す書類も同じで、“本物の証明書”として役所が発行したものじゃないと、受付けてもらえないんです。

それには、こんな理由があります。

だから、「住民票の写しください」と言われたら、役所（またはコンビニ端末）で発行した正規の書類を準備する必要があるんですね。