こんにちは。
岡山県倉敷市 行政書士やまもと事務所の山本です。
本日は 多くの方が、聞いたことはあるけど 実際に利用したことが無い“内容証明郵便”についてのお話をしてみたいと思います。
行政書士の業務の中でも、特に“神経を使う”手続きのひとつが 内容証明郵便 の作成です。
「いつ」「誰が」「誰に」「どんな内容を」送ったのかを証明できる一方で、形式がとても厳格。
文字数や行数、使える文字の種類まで細かく決まっています。
当然、私たちプロはルールを把握したうえで準備して窓口に行きます。
……ところが現場では、こんなことが起きがちです。
「あれ？前に行った郵便局と言ってること違うんだけど…」
本日は、私が実際に経験した “郵便局の窓口あるある” を3つご紹介しつつ、最後に「もうこれでいいじゃん」と思える 最強の解決策 までまとめます。
まず結論：窓口対応は“ブレることがある”
最初に大事な前提だけ。
内容証明はルールが厳格な反面、窓口では「運用」「担当者の経験」「地域の慣れ」などが影響して、説明や求められる対応に差が出ることがあります。
（当事務所のある岡山県だけでのお話なのかもしれませんが）
こちらが正しく準備していても、窓口で想定外が起きる――。
これが内容証明の“地味にストレスなところ”です。
では、実録いきます。
事件その1：「謄本（控え）」の枚数問題
内容証明郵便を出すときの大原則は、同じ文書を3通用意すること。
ざっくり言うとこんなイメージです。
- 相手に送る文書（正本）
- 郵便局が保管する文書（謄本）
- 差出人が持ち帰る文書（謄本・控え）
しかし、昨年夏。
とある郵便局で3通提出したところ、局員さんが不思議そうな顔でこう言いました。
「なんで3部あるんですか？ お客様の控えは要らないので、2部でいいですよ」
えっ？！いつの間にルールが変わったの？？
頭の中はハテナだらけです。
控えがないと困るな…と思いつつ、現場で揉めても仕方ないので、その場は指示に従いました。
そして数ヶ月後。
別の郵便局で、前回の言葉を信じて 2部だけ持って行くと――
「お客さん、1部足りませんけど」
ですよねーー！！（泣）
「以前、別の郵便局で2部でいいと言われたんですが…」と説明しても、
「それは違います」で終了。
結局、一度事務所に戻り作成し直すことになりました。
この手の“手戻り”が起きるのが、窓口あるあるです。
事件その2：頼んでいない「オプション」が付いていた
内容証明郵便とセットで使われがちなオプションに 配達証明 があります。
「相手にいつ届いたか」を証明できるので、確かに便利です。
でも、これはあくまで 有料オプション。
事案によっては、戦略的に「あえて付けない」という判断もあります。
ある日、配達証明なしで手続きしたはずなのに、お会計で違和感がありました。
「ん？ 思ってたよりちょっと高いぞ…？」
普段から郵便料金に触れているので、感覚で分かります。
すぐに確認すると、局員さんはこう言いました。
「はい、配達証明が付いてますので」
いやいや、頼んでませんからー！！（汗）
もちろん悪意ではなく「普通は付けるものだから」という親切心だったのかもしれません。
でも、説明なしで料金が上がっているのは、利用者側からすると怖いポイントです。
もし一般の方なら、気づかずにそのまま支払ってしまう可能性もあります。
事件その3：「ハンコ」は誰のもの？（行政書士ならではの壁）
最後は、行政書士が関与すると起きやすい論点です。
行政書士は依頼を受けて文書を作成した場合、「本状作成者」として 職印（行政書士の印） を押すことがあります。
しかし、郵便物の「差出人」は、あくまで ご依頼者様ご本人 です。
ここで出てくるのが、あの問題。
「差出人（依頼者）の印鑑って必要なの？」問題。
ある郵便局では「行政書士の職印があるならOK」と通るのに、別の郵便局では「差出人の印鑑がないとダメ」と言われることがあるんです。
これ、現場で言われると結構キツいです。
その場で依頼者さんの印鑑が出てくるわけがないですからね…。
だから当事務所では、窓口のブレを前提にして、事故らない運用を徹底しています。
当事務所の“確実に出す”ための運用ルール
- ① 依頼者様にお会いし、完成品印鑑（実印等）を押印してもらう
- ② 職印を押した完成品を依頼者様へ郵送し、依頼者様ご自身で差し出していただく
これなら確実に発送できます。
ただし、再度お会いしたり、郵送の往復が発生したりと、どうしても手間と時間が増えます。
「もっとスマートにできないものか…」
そんな風に思っていたところで、結論にたどり着きました。
結論：窓口に行かないのが一番！「e内容証明」を使おう
ここまでの“あるある”を、まとめて解決してくれる方法があります。
それが、e内容証明（電子内容証明）です。
e内容証明は、Wordファイルなどをネットでアップロードして、24時間いつでも内容証明郵便を差し出せるサービス。これを使うと、窓口ストレスが一気に消えます。
e内容証明で解決できること
- 窓口に行かない（担当者ごとの解釈の違いに振り回されない）
- 24時間いつでも出せる（夜間対応も可能）
- 部数を気にしなくていい（データで手続きが進む）
- オプションは画面で選択（勝手に付けられにくい）
- 押印まわりの悩みを減らせる（事前登録や手続き設計で整理しやすい）
アナログ手続き特有の「人による差」を避けるなら、デジタルを使うのが一番確実
――これが私の結論です。
ただし一番大切なのは「文章の中身（法的構成）」です
e内容証明は確かに便利です。
でも、もっと重要なポイントがあります。
それは、相手に送る文章の中身（法的構成）。
内容証明は「送った」という事実が残る分、文章がズレていると、後々トラブルを大きくしてしまうこともあります。
- 言い回しが強すぎて火に油を注ぐ
- 逆に弱すぎて主張が伝わらない
- 期限・請求内容・事実関係の整理が不十分
こうした“中身”の設計こそが、プロの腕の見せどころです。
内容証明郵便の作成は「行政書士やまもと事務所」へ
ということで、本日は 私が実際に経験した “郵便局の窓口あるある” 3つご紹介と、解決策をご紹介しました。
本日のお話 いかがでしたでしょうか。
当事務所では、状況に応じて
- 事実関係の整理
- 相手に伝わる文章構成
- 目的に合わせた表現調整
- e内容証明を含む発送手続きの段取り
まで、まとめてサポートしています。
もちろん、今回ご紹介した e内容証明にも完全対応していますので、迅速な対応が可能です。
- 「自分で書くのは不安」
- 「確実に相手に届くようにしたい」
- 「面倒な手続きはプロに任せたい」
このようにお考えの方は、ぜひ当事務所までお気軽にご相談ください。
行政書士やまもと事務所
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