昨今ビジネスシーンでも利用機会が増えてきているチャットツール。
そんな中、遅ればせながら当事務所でも「Chatwork」を導入しました。
本日は、Chatwork導入の背景や、「こんな方とチャットで繋がれたら嬉しいな」という想いについてお話してみたいと思います。
Chatworkを導入したきっかけ
当事務所では、契約書の作成・チェックや補助金の申請サポート、もうひとりの法務部（顧問サービス）など、法人様を中心としたサービスを展開しています。
これらの業務って、お客様とのやり取りが頻繁なんですよね。
これまでは都度メールでやり取りしていたのですが、
正直……メールのラリーって、結構疲れるんです。
「お世話になります。行政書士やまもと事務所の山本です」
——このフレーズ、これまで何百回打ってきたことか（苦笑）
しかも、すぐにやり取りしたいのに、
メールという“非同期”の手段だと、ちょっとした確認でも翌日まで持ち越しなんてことも珍しくありませんでした。
「お客様とのコミュニケーションのハードルを、もっと下げられないか？」
そんな思いから導入したのが、Chatworkでした。
Chatworkとは？
Chatwork（チャットワーク）は、業務に特化したビジネスチャットツールです。
メールより気軽に、でもLINEよりもビジネスライクに使えるのが特徴です。
Chatworkにはいくつかのプランがありますが、
無料プランでもアカウントを作成すれば、チャットやファイルのやり取りが可能です。
つまり、お客様側も無料アカウントを作成いただければ、こちらとChatwork上でそのままやり取りができるんです。
当初は、Microsoft Teamsなど他のツールも検討していたのですが、
お客様に新たなアカウントを作っていただくことを考えると、
「登録の手間が少なく、導入のハードルが低い」という点が決め手となり、Chatworkを選びました。
実際に使ってみた感想
まだ導入して間もないこともあり、正直操作には少し不慣れな部分もあります。
ですが、それでも感じたのは——
「チャットでのやり取り、メールと比べて圧倒的に早い！」
たとえば今までメールで3日ぐらいかかっていたやり取りが、
チャットだとわずか3時間ほどで完結してしまったという場面もありました。
これは驚きでした。
メールだと、
・丁寧な書き出しを考えて
・添付ファイルの確認をして
・送信のタイミングを見て……
といった「時間のかかるコミュニケーション」になりがちなんですよね。
その点、チャットは即時性に優れたツールだと、実感してます。
また、Chatworkにはビデオ通話・音声通話機能も付いています。
まだ使ったことはありませんが、
「チャットではラチがあかない！」
——というときには、すぐに通話で直接やり取りできるのも大きな安心材料だなと思っています。
今後、お客様とのやり取りがもっとスムーズになるように、
この機能も上手に使っていけたらと思っています。
Chatworkでつながりたい方
Chatworkは、業務効率化のツールというだけでなく、
「気軽につながれるきっかけ」を作ってくれるツールでもあると感じています。
そのため、今後は以下のような方々とChatworkでつながれたら嬉しいなと思っています。
● 法人のお客様
契約書の確認や補助金の書類のやり取りなど、
ちょっとした確認事項が多いご相談の場合、チャットのスピード感は大きなメリットになると思います。
● 同業者の方（行政書士・他士業の皆さま）
「この件ってどうしてる？」
「最近こんなご相談あったけど、どう対応してますか？」
といった情報交換や気軽な連絡ツールとしても活用していきたいと思っています。
● 顧問契約をご検討中の方
「もうひとりの法務部」など継続的なサポートをご検討の方にとっても、
Chatworkのようなチャットツールがあると、日常的なやり取りがよりスムーズになると思います。
もちろん、これまで通りメール・お電話・Webフォームなどでのご連絡も変わらず歓迎しています。
そのうえで、
「チャットの方が気軽で助かる！」
という方がいらっしゃれば、お気軽にChatworkでのご連絡もご活用ください！
最後に
ということで、今回は当事務所でのChatwork導入についてご紹介させていただきました。
まだ使い始めたばかりではありますが、
実際に活用してみると、
「もっと早く取り入れておけばよかったかも…」と思うくらい、コミュニケーションがスムーズになったと感じています。
もし
「Chatworkでやり取りしたい」
「まずは気軽に話してみたい」
という方がいらっしゃいましたら、以下のアカウントよりご連絡ください。
当事務所のChatworkアカウント
https://www.chatwork.com/tora-no-maki
今後も、皆さまとのやり取りがより快適で、安心できるものになるよう工夫を続けてまいります。
それでは、Chatworkでもお会いできるのを楽しみにしています！
行政書士やまもと事務所
🏠 岡山県倉敷市
🌐 https://tora-no-maki.com
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