【ポンコツ日誌】デジタル行政書士への道は遠い…Zoomの招待状を「連打」してしまった話

みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所のの山本です。
本日は 大人気「ポンコツ行政書士シリーズ」をお届けします（えっ？）。

今回のお話は、“ポンコツ行政書士 Zoomでやらかす”です。

今年2026年、私の大きな目標の一つ。
それは、「完全なるオンライン行政書士になること」です。

そのために昨年末、清水の舞台から飛び降りる覚悟で契約しましたよ。
「Zoom Pro（有料版）」を！！

無料版の「40分制限」から解放され、時間無制限でじっくりお客様とお話ができる。
これで私も、スマートでかっこいい「デジタル行政書士」の仲間入りです。
…と、この時は本気でそう思っていました。

「元を取らねば」という貧乏性が悲劇を呼ぶ

決して安くはないZoom Proの費用。

せっかくサブスク料金を払ったんです。
私の頭の中は「使い倒して、しっかり元を取らねば！」という使命感でいっぱいでした。

そして先日、いよいよオンライン面談の機会が到来。
私は意気揚々とPCを開き、Gmailを開きました。
「ふふふ、私にはGmailに連携させた『Zoomアドオン機能』があるのだよ」

Gmailの画面から直接Zoomの招待状を送れる（はずの）便利な機能です。
スマートに招待状を送り、当日の資料も添付して、「では画面越しにお会いしましょう」とクールに決める予定でした。

恐怖の「インビテーション連打」事件

しかし、ここで問題発生。

「あれ…？ これ、どこを押せば送られるの？？」

ボタンを押したような、押してないような。
画面が切り替わらないから、念のためもう一回ポチッ。
「ん？ まだかな？」ポチッ。

さらに、「あ、当日の資料も送らなきゃ」と思って操作するたびに、なぜかZoomの招待リンクが生成されている気がする…。

私の画面上ではよく分からなかったのですが、その時、お客様のメールボックスでは恐ろしいことが起きていました。

お客様からの「一言」で凍りつく

数分後、お客様から電話がかかってきました。

「あの…山本さんから、なんかすごい量のメールが届いてるんですけど、これは一体…？？」

血の気が引きました。
確認すると、私の「ポチポチ」の回数分だけ、
「Zoomミーティングに招待されています」
「Zoomミーティングに招待されています」
「Zoomミーティングに招待されています」

まるで「早く来い！絶対に来い！」と脅迫するスパム業者のような状態に！！

「ひいいい！ すみません！！ 使い方が分からず連打してしまいました！！」

平謝りです。。。

【検証】なぜこんなことになったのか？（犯人は「便利すぎるアドオン」）

なぜ、こんなスパム業者みたいなことになってしまったのか。
後から冷静になって調べてみると、犯人は私が導入した「Zoom for Gmail アドオン」の仕様にありました。

このアドオン、非常に優秀でして。
Gmailのスレッド上で「会議を作成」する操作をすると、そのスレッドにいる相手（今回のご相談者様）に対して、自動的に案内メールを送ってくれる仕組みになっていたのです。

つまり、

1. 私が「会議を作る」ボタンを押す
2. システムが「ハイ、会議作りました！ついでに相手にメール送っときましたよ！（良かれと思って）」と作動する
3. 画面があまり変わらないので、私は「あれ？ できたかな？」ともう一度押す
4. システム「ハイ、もう一個作りました！またメール送っときましたよ！（ニッコリ）」

これを繰り返していたのです。

私のやらかしを一言でまとめるとこうです。
「招待状を“送る”つもりで、会議を“作る”ボタンを何回も押していた」

「作る」と「送る」がセットになっているなんて…！
便利機能の「親切心」が、知識のない私には「凶器」となった瞬間でした。

せっかくのZoom Pro、実はこんな便利な機能もあるんです（名誉挽回！）

そんなわけで、招待メールに関してはまだまだ修行中の私ですが、Zoom Pro（有料版）にしたことで、一つだけ「これは皆様のお役に立てる！」という機能が使えるようになりました。

それが、「Zoom Team Chat」です。

これはZoomのアカウント同士で使えるチャット機能なんですが、これがまた便利なんです。

正直に言いますと…
お問い合わせフォームやメールでご相談をいただくと、私もどうしても「行政書士モード」のスイッチが入ってしまい、返信文をじっくり考えてしまうんです。

「〇〇様　いつも大変お世話になっております。行政書士やまもと事務所の山本です。この度はお問い合わせいただきまして誠にありがとうございました。お問い合わせいただきました件につきましては…」

…と、こんな感じで「正しいビジネスメール」を作ろうとすると、どうしても時間がかかってしまい、皆様へのレスポンスが遅くなってしまいがちです。

でも、チャットならその「堅苦しい前置き」は不要です！

「あ、先生ここどうなってます？」
「そこは〇〇で大丈夫ですよー！」

といった感じで、挨拶抜きの「即レス」が可能になります。
（もちろん、私がZoomの使い方でパニックになっている時以外は…笑）

さいごに：それでもデジタル化は止まらない！

今回は 当ブログの定番コーナー「ポンコツ行政書士シリーズ」をお届けしました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。

今回の件で、新年から「デジタル化の洗礼」を浴びてしまいましたが、私はめげません（笑）

便利なツールも、使う人間が仕組みを理解していないと凶器になる。
身をもって学んだ教訓を胸に、これからは「送信ボタンを押す前の指差し確認」を徹底します。（半分冗談です）

もし万が一、私から同じメールが2通届いたとしても、
「あ、山本がまた新しい機能と格闘しているな」
と温かい目で見守っていただければ幸いです。

失敗はしましたが、Zoom自体は本当に便利なツールです。
特に「チャット」や「オンライン面談」は、距離を越えてスピーディーにお手伝いできる最強の武器ですので、ぜひ積極的に活用していきたいと思っています。

懲りずにZoomでのご相談、お待ちしております！

行政書士やまもと事務所
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