みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
本日は 個人情報保護規定とプライバシーポリシーの違いについてお話しします。
最近、岡山県内の企業様から「社内のルールをしっかり整えたい」というご相談をいただくことが少しづつ増えています。
その中でよく話題に上がるのが、「個人情報保護規程」と「プライバシーポリシー」。
「これって名前が違うだけで中身は一緒でしょ？」
「どっちか一つ作っておけばいいよね？」
なんて聞かれることも多いのですが、実はこの二つ、「宛先」が全く違う、似て非なるものなんです。
今回は 実は“似て非なるもの”、個人情報保護規定とプライバシーポリシーの違いについてお話しします。
宛先が「社員」か「お客様」か、それが最大の違い！
突然ですが、みなさんに質問です。
「個人情報保護規程」と「プライバシーポリシー」
この2つの違いって分かりますか？
個人の情報を守るという点では同じなんですが、実はしっかりとした違いがあります。
一言で言うと、こういうことになります。
- 個人情報保護「規程」＝【社内向け】のルールブック
（社員が「どう扱うか」を細かく決めた、お家のなかの約束事） - プライバシー「ポリシー」＝【社外向け】の宣言状
（お客様に「私たちはこう守ります」と約束する、玄関の看板）
ザックリ言うと、「規程は社内」、「ポリシーは社外」ということですね。
もっと分かりやすく、規定とポリシーの違いを「部活動」で例えてみます。
「部員は毎日100回腹筋すること」「用具は必ず磨いてから帰ること」と部員向けに決めるのが規程。
それに対して、入部を考えている人や保護者に「私たちは礼儀正しく、一生懸命練習する部活です」と伝えるのがポリシーです。
どうでしょ？
こう考えるとスッキリしませんか？
「看板」だけ立派でも、中身が伴わないと怖い理由
部活動で例えることができる、個人情報保護規定とプライバシーポリシー。
違いを理解出来た方の中で、こう考えている方いませんか？
「とりあえずホームページにプライバシーポリシーを載せておけば安心でしょ」
……ちょっと待ってください！
実はそこに大きな落とし穴があります。
もし万が一、情報のトラブルが起きたとき。
真っ先に確認されるのは、「ポリシーに書いた約束を、社内でどう守っていたか（規程）」です。
- ポリシー（外向け）： 「お客様の情報を適切に管理します」
- 規程（内向け）： 「具体的に、誰が、いつ、どのパソコンで、どう扱うか」
この「規程」という具体的なルールがないと、社員さんもどう動けばいいか迷ってしまいますよね。
この状態、例えるとすると、「看板は立派だけど、厨房の掃除ルールが決まっていないレストラン」。
こんな状態だと、いつかトラブルが起きてしまうかもしれません。
社内のルール（規程）が定まっていないのに、外向けの宣言（プライバシーポリシー）だけを立派に作ってしまうのは、実はとてもリスクが高いことなんです。
「言っていること」と「やっていること」を一致させる
ここで一番大切な結論をお伝えします。
それは、「プライバシーポリシー（言っていること）」と「個人情報保護規程（やっていること）」がピタッと重なって初めて、本当の意味での「企業の信頼」が生まれるということです。
外向けの看板だけ新しくしても、中のルールが追いついていなければ、それは「見せかけ」になってしまいます。
逆に、中のルールがしっかりしていても、外向けの宣言がなければ、お客様に安心感は伝わりません。
この「両輪」をしっかり回すことこそが、会社を守り、信頼を積み上げる一番の近道なんです。
規程づくりは、会社の「足腰」を強くすること
両輪として、プライバシーポリシーと個人情報保護規程をセットで策定が必要ということがわかっていただけたかと思います。
ただ、セットで策定と聞いてこう思った方いませんか？
「でも山本さん、規程って難しそうな漢字が並んでて、作るの大変そう……」
そう思われるのも無理はありません（笑）。
でも、規程を整えることは、ただ書類を増やすことではありません。
「うちの会社は、こういう時はこう動く！」という共通認識を社員全員で持つこと、つまり会社の足腰を鍛えることなんです。
当事務所は、こうした個人情報のルール作りの支援も行っております。
また個人情報のルールづくり以外にも、
- 情報セキュリティポリシー（ウイルス対策やSNS利用のルールなど）
- BCP（事業継続計画）策定（災害時にどうやって会社を存続させるか）
といった、「いざという時に会社と社員を守るためのルール作り」を全力でサポートしています。
倉敷・岡山の地元の企業様が、安心して本業に集中できる環境を一緒に作りたい。
それが当事務所の願いです。
最後に：まずは「棚卸し」から始めてみませんか？
ということで、今回は 個人情報保護規定とプライバシーポリシーの違いについてお話ししました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。
「うちの会社のファイル、最後に見直したのいつだっけ？」
そう思われたら、まずは今の規程とポリシーを引っ張り出して、見比べてみてください。
もし、
「内容が今の働き方に合っていない気がする」
「どこから手をつけていいか分からない」
「セキュリティやBCPまで手が回らない！」
という時は、お気軽に当事務所までお声がけくださいね。
難しい専門用語は抜きにして、あなたの会社にぴったりの「生きたルール」を一緒に作り上げましょう！
行政書士やまもと事務所
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