こんにちは。岡山県倉敷市の行政書士、山本です。
このたび、当事務所でMicrosoft Teams（以下、Teams）を導入しました。
「ついに山本事務所もTeamsデビューか」
「いままで何をしていたんだ」
一部のお客様よりそんな声が聞こえてきそうですが（汗）。
私もかねてより「Teams」というキーワード自体は知っておりました。
ただ、知っているのと使いこなしているのは別問題です。
冷蔵庫にピーマンがあることは知っていても、今日の晩ごはんに使うかどうかは別、みたいな話です。
冗談はさておき、今回は Teams導入の背景と活用方法についてお話しします。
Teams導入のきっかけ
今回Teamsを導入するきっかけになったのは、ある顧問先の会社のご担当者様からの一言でした。
「今後のやりとりでTeamsを使いたいと思うんですけど、山本さんTeams使ってます？」
この質問をいただいた瞬間、心の中で思いました。
「ああ、やっぱりか。そろそろ軍門に下る時が来たか……」
もちろん、軍門というほど大げさな話ではありません。
ただ、企業様とのやりとりの中で、Teamsの利用がかなり一般的になってきていることを、改めて実感した次第でした。
メールだけでは難しい場面が増えてきた
これまでお客様との連絡は、主にメールを使っていました。
メールはとても便利です。
正式な文書を送る、記録を残す、資料を添付する。
こうした場面では今でも欠かせないツールです。
一方で、業務を進める中では、メールだけだと少し不便に感じることもあります。
たとえば、次のような場面です。
契約書の修正が何度も発生する場合
契約書の作成や修正では、何度もやりとりが発生することがあります。
「前回送ったファイルはこちらです」
「いえ、それは一つ前のバージョンです」
「最新版はどれでしたっけ？」
こうなると、メールの受信箱の中で“最新版探しの旅”が始まります。
場合によっては、インディ・ジョーンズ並みの冒険です。
Teamsを使えば、チャットやファイル共有を組み合わせながら、やりとりの流れを確認しやすくなります。
補助金申請などで資料の共有が多い場合
補助金申請では、見積書、会社資料、事業計画に関する情報など、さまざまな資料が必要になります。
メールで一つずつ送っていただく方法もありますが、やりとりが増えるほど管理が大変になります。
Teamsを使うことで、必要な資料を共有しながら、チャット形式で確認事項をやりとりできます。
「これはどの資料のことですか？」という確認も、その場でしやすくなります。
以前はChatworkも使っていました
実は今まで、当事務所ではChatworkを使って企業様とやりとりをしていました。
メールよりも気軽に連絡ができ、スピード感のあるコミュニケーションが取れる点は、とても便利。
しかも無償プランもあるので、お客様に加入いただくハードルも低いのが良い点でした。
ただ最近は、Chatworkでやりとりするお客様が少なくなり、知り合いとのちょっとした会話に使う程度になっていました。
その一方で、最近はお客様の社内ツールとしてTeamsを使っているケースをよく見かけるようになりました。
規程作成のお手伝いをしている会社様でも、社内の情報共有にTeamsを使っておられたり、TeamsでのWeb会議にお誘いいただくことも。
（Zoomも多いけど、企業様だとTeamsの方が多いかな？）
こうした流れを見ると、企業様とお仕事をするうえで、Microsoft 365やTeamsへの対応は必要になってきているのだと感じました。
Teamsをどう活用していくか
当事務所では、今後Teamsをお客様とのコミュニケーションツールとして活用していきたいと考えています。
お客様ごとのチーム・チャンネルを作成
案件ごと、またはお客様ごとにチームやチャンネルを作成し、必要な情報を整理しながらやりとりできるようにします。
たとえば、補助金申請であれば、見積書や事業計画に関する情報を共有しながら進めることができます。
許認可申請であれば、必要書類や要件について、チャットで確認しながら進めることができます。
契約書や規程作成の進行管理にも活用
契約書や社内規程の作成では、修正案や確認事項が多くなりがちです。
Teamsを活用することで、ファイルの共有や確認事項の整理がしやすくなります。
案件ごとに情報がまとまっていれば、「あの話、どこでしましたっけ？」という迷子状態も減らせます。
業務の迷子センター行きを防ぐためにも、Teamsには期待しています。
Teams対応の行政書士事務所として
今回、当事務所では有償プランにも加入し、Teamsを本格的に使える環境を整えました。
つまり、準備はできています！
あとはお仕事をお待ちするだけです。
ここが一番大事です。
テストに出ます。
もちろん、すべてのお客様にTeamsの利用をお願いするわけではありません。
メール、電話、対面でのご相談など、これまで通りの方法にも対応いたします。
そのうえで、Teamsを使った方がスムーズに進む案件については、積極的に活用していきたいと考えています。
まとめ｜Teamsでよりスムーズな業務連絡を目指します
当事務所では、お客様とのやりとりをより効率的に、分かりやすく進めるため、Teamsを導入しました。
補助金申請、契約書作成、社内規程作成、許認可申請など、資料の共有や確認事項が多い業務では、Teamsの活用によりスムーズな進行が期待できます。
岡山県倉敷市周辺で、行政書士へのご相談をお考えの方、またTeamsを使って効率よくやりとりを進めたい企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。
有償プランに加入した行政書士の山本が、Teamsの画面の前でお待ちしております（笑）。
行政書士やまもと事務所
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