市役所への問い合わせ文が作れない方へ｜問い合わせ文作成シミュレーターを作りました

みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は 市役所への問い合わせ文作成シュミレーターを作成したのでご紹介します。

市役所や町役場に問い合わせをしたい。
でも、いざ問い合わせフォームを開くと、手が止まってしまうことありませんか？

「何から書けばいいの？」
「これ、失礼な文章になってない？」
「そもそも、どこの窓口に聞けばいいの？」

電話で聞けば早いのかもしれません。
でも、電話って少し緊張しますよね。
しかも、聞きたいことをメモしていたはずなのに、いざ職員さんにつながると、「あれ？何を聞くんだったっけ？」となることもあります。

私はあります。。。

問い合わせ文作成シミュレーターを作りました

そこで今回、市民課・町民課への問い合わせ文作成シミュレーターを作りました。

住民票、戸籍、印鑑登録、住所変更、マイナンバーカードなど、市民課・町民課・住民課で扱うことが多い手続きについて、問い合わせ文のたたき台を作れる簡易ツールです。

使い方はシンプル。

項目を選ぶ
↓
必要に応じて状況を少し入力する
↓
問い合わせ文ができる
↓
コピーして使う

という流れです。

文章を書くのが苦手な方でも、ゼロから悩まずに問い合わせ文を作ることができます。

こんなときに使えます

たとえば、次のような場面で使えます。

• 住民票を郵送で取得できるか確認したい
• 戸籍謄本を遠方から取り寄せたい
• 印鑑登録証明書を代理人が取得できるか知りたい
• 引越し後の住所変更に必要な書類を確認したい
• マイナンバーカードの受け取り方法を確認したい
• 高齢の親の手続きを家族が代わりにできるか聞きたい
• どこの窓口に問い合わせればよいか分からない

行政手続きに慣れている人なら簡単でも、普段あまり役所に行かない方にとっては、これだけでも意外と悩むものです。
問い合わせ文を作る前に、気力を半分くらい持っていかれることもありますよね。

このシミュレーターは、その「最初のしんどさ」を少しでも減らすためのものです。

ぜひ活用してみてください。

デジタル推進委員としても作りたかったツールです

私は行政書士として仕事をしていますが、あわせてデジタル推進委員としての活動もしています。

最近は、行政手続きでもデジタル化が進んでいます。
オンライン申請、問い合わせフォーム、マイナンバーカード、コンビニ交付など、便利な仕組みは増えています。

ただ、便利になった一方で、以下のようになってしまう方も少なくありません。

「どこを見ればいいのか分からない」
「フォームに何を書けばいいのか分からない」
「結局、電話した方が早いのでは……」

便利なはずのデジタルが、逆に新しい壁になってしまうこともあります。

それは少しもったいない。

そこで、行政書士としての知識と、デジタル推進委員としての視点を組み合わせて、問い合わせ文を作るためのシミュレーターを作ってみました。

個人情報は入力しないでください

このシミュレーターを使うときは、注意点があります。

氏名、住所、生年月日、マイナンバー、電話番号、口座番号などの個人情報は入力しないでください。

入力するのは、あくまで状況だけで十分です。

「平日は仕事で窓口に行くのが難しいです」
「本籍地が遠方にあります」
「高齢の親が窓口に行けません」
「郵送で手続きできるか確認したいです」

このくらいの情報で大丈夫です。

問い合わせ文は、完璧な作文コンクールを目指すものではありません。
役所の方に、何を知りたいのかが伝われば十分です。

まとめ

市役所や町役場への問い合わせは、生活の中で必要になる場面が多くあります。
ただ、問い合わせ文を作るだけでも、意外と悩んでしまうことがあります。

今回作成したシミュレーターは、そんな方のための簡易ツールです。

住民票、戸籍、印鑑登録、住所変更、マイナンバーカードなど、市民課・町民課への問い合わせ文を作るときのたたき台としてご利用ください。

分からないことをそのままにせず、まずは問い合わせてみる。
その一歩を、少しでも軽くできればうれしいです。

※このシミュレーターは、一般的な問い合わせ文の作成を支援するものです。
実際の手続き内容、必要書類、手数料、受付方法、対応窓口は自治体によって異なります。
正確な情報は、必ず各自治体の公式サイトまたは窓口でご確認ください。

行政書士やまもと事務所
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