みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は 業務のご相談に躊躇されている方向けのお話をします。
このブログ記事を読んでいる方の中には、初めて行政書士に依頼しようと考えている方もいるかと思います。
行政書士に相談するのって、少し勇気がいりますよね。
「どんな人が出てくるんだろう？」
「怖い先生だったらどうしよう」
「こんなプライベートな話までしないといけないの？」
「相談したら、もう絶対に依頼しないといけないの？」
そんな不安をお持ちの方も多いと思います。
正直に言います。
行政書士側も、ご相談者様が不安に思われていることはよく分かります。
私自身も、初めてのお店に入るだけで少し緊張します。
例えば、服を買おうとお店に入って「今日はどうしますか？」と聞かれただけで、頭の中が一瞬フリーズするタイプです。
ほとんど関わることがなく、何をしているのかよく分からない行政書士への相談となると、なおさら緊張されるのは当然です。
今回は、当事務所で過去にあった「ご相談はいただいたものの、受任まで至らなかったケース」についてお話しします。
一つの参考にしてみてくださいね。
行政書士への相談は「必ず依頼」ではありません
まず最初にお伝えしたいことがあります。
それは、行政書士に相談したからといって、必ず依頼しなければならないわけではないということ。
相談してみた結果、「うーん、少し考えたい」「家族と話してから決めたい」「やっぱり今回はやめておきたい」「別の方法で進めることにした」ということは、普通にあります。
当事務所でも、正式に業務へ着手する前であれば、「やっぱりやめます」というご判断には、できる限り柔軟に対応しています。
むしろ、無理に進めてしまう方が、ご相談者様にとっても事務所にとっても良くありません。
ただし、ひとつだけお願いがあります。
突然の音信不通だけは、できれば避けていただけると助かります。
こちらも人間です。
スマホを見ながら「既読……つかないな……」と、少しだけ遠い目になることがあります。
相談後にキャンセルしても大丈夫です
着手前であれば柔軟に対応しています
当事務所では、正式に業務へ着手する前であれば、キャンセルや見送りについては柔軟に対応しています。
理由を細かく言いたくない場合は、無理に詳しく説明しなくても構いません。
「やっぱり家族と相談してからにします」
「費用がやっぱり不安になった」
「もう少し考えます」
このようにお伝えいただければ大丈夫です。
ただ、可能であれば理由を教えていただけると、今後の対応改善の参考になります。
もちろん、言いにくい場合は「今回は見送ります」だけでも大丈夫です。
その一言があるだけで、こちらとしてはとても助かります。
ただし、業務着手後はキャンセルが難しい場合があります
申請後や実費発生後は費用がかかることがあります
一方で、正式にご依頼いただき、業務に着手した後は、途中で簡単に取り消せない場合があります。
たとえば、許認可申請の案件で、すでに申請を行っている場合です。
申請書類の作成、添付書類の取得、役所との確認、証紙代などの実費が発生している場合には、その分の費用をご負担いただくことがあります。
これは、私が意地悪をしたいわけではありません。
すでに手続きが進んでいたり、費用が発生していたりするためです。
たとえるなら、ラーメン屋さんで注文して、厨房で麺がゆで上がった後に「やっぱり今日はカレーの気分でした」と言うのが難しいのと同じです。
もちろん、ラーメンと行政手続きは違いますが、後戻りできないタイミングがあるという点では同じです。
当事務所からお断りすることもあります
ご相談者様の不利益になりそうな場合は無理に受任しません
実は、ご相談者様からキャンセルされるだけでなく、当事務所側からお断りするケースもあります。
行政書士として業務を受ける以上、「依頼があれば何でも受ける」というわけにはいきません。
ご相談者様にとって不利益になる可能性がある場合や、行政書士では対応できない内容の場合には、お断りすることがあります。
たとえば、手続きを進めることで、ご相談者様のプライバシーや安全面に不安があると判断した場合です。
以前、ネットショップを立ち上げ、中古品の売買を行うために古物商許可を取得したいというご相談をいただいたことがありました。
しかし、ネットショップで販売を行う場合、特定商取引法に基づき、氏名や店舗所在地などをサイト上に表示しなければならない場合があります。
ご自宅で事業をされる場合には、自宅住所がインターネット上に公開される可能性もあります。
そのため、特にプライバシーや安全面に不安があると感じた場合には、許可申請を進める前に、ネット販売の方法自体を慎重に考えていただくようお伝えしています。
また、相手方との交渉や紛争対応が必要になる可能性が高い場合も、当事務所では受任を見送ることがあります。
行政書士は、書類作成や許認可申請などの専門家です。
一方で、相手方との交渉や紛争対応は、弁護士の業務範囲になります。
そのため、当事務所で対応するよりも、弁護士など他の専門家に相談した方がよいと判断した場合には、無理に受任せず、適切な専門家をご案内することがあります。
「せっかく相談したのに断られた」と感じる方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、何でも受けることが親切とは限りません。
ご相談者様にとって不利益にならないよう、必要な場合には正直にお伝えすることも、行政書士として大切な役割だと考えています。
行政書士に相談するときに不安な方へ
うまく話せなくても大丈夫です
最近はお問い合わせ時に、AIを使ってうまく文章をまとめてお問い合わせ頂くこともあります。
が、最初からきれいに話をまとめる必要はありません。
「何から話せばいいか分からない」
「説明が下手で申し訳ない」
「関係ないことまで話してしまうかも」
そう思われる方もいますが、大丈夫です。
行政書士側で必要なことを順番に確認していきます。
むしろ、最初から完璧な説明をしようとすると、余計に緊張してしまいます。
メモ書き程度でも構いません。
時系列が多少前後しても大丈夫です。
「えーっと、たしか去年の……いや一昨年かも」という状態でも、ちゃんと整理していきます。
こちらも突然「では、完璧に説明してください」と言うつもりはありません。
そんな面談だったら、もはや行政書士というより面接官です（笑）。
安心して、分かる範囲からお話しください。
プライベートな話も秘密は守ります
行政書士への相談では、家族関係、財産、契約など、プライベートな内容をお聞きすることがあります。
中には、とても話しにくいこともあると思います。
しかし、行政書士には守秘義務があります。
業務上知り得た秘密を、正当な理由なく外部に漏らすことはありません。
安心してご相談いただけるよう、当事務所でも丁寧な対応を心がけています。
「こんなことまで話していいのかな」と思う内容でも、手続きを進めるうえで必要な情報であることがあります。
もちろん、無理にすべてを一度に話す必要はありません。
状況を確認しながら、必要な範囲でお話をお聞きします。
ご相談前に準備していただくと助かること
分かる範囲で大丈夫です
ご相談前に、次のようなことを簡単に整理していただくと、面談がスムーズになります。
- 何について相談したいのか
- いつ頃から問題や手続きが始まったのか
- 関係する人や会社があるか
- すでに届いている書類があるか
- 希望するゴールは何か
ただし、完璧に準備する必要はありません。
「何を準備すればいいか分からない」という状態でも大丈夫です。
その場合は、こちらから質問しながら整理していきます。
相談前から完璧を目指しすぎると、相談する前に疲れてしまいます。
それでは本末転倒です。
書類より先に、心が先に申請却下されてしまいます。
まずは、分かる範囲でお話しいただければ大丈夫です。
行政書士への相談でよくある不安
相談だけでも迷惑ではありませんか？
迷惑ではありません。
「依頼するかどうか分からないけど、まずは相談したい」という方も多くいらっしゃいます。
相談の結果、ご自身で手続きできそうであれば、そのように判断していただいて構いません。
相談したら強引に契約をすすめられませんか？
当事務所では、強引に契約をすすめることはありません。
内容を確認したうえで、必要な手続き、費用、進め方をご説明します。
そのうえで、依頼するかどうかをご判断ください。
途中でやめたい場合はどうすればいいですか？
業務着手前であれば、「今回は見送ります」とご連絡ください。
理由を詳しく言いたくない場合は、無理に説明しなくても大丈夫です。
ただし、業務着手後や実費発生後は、費用が発生する場合がありますので、事前にご説明いたします。
他の専門家に相談した方がよい場合もありますか？
あります。
内容によっては、弁護士、税理士、司法書士など、他の専門家に相談した方がよい場合もあります。
そのような場合には、無理に当事務所で受任するのではなく、必要に応じて適切な専門家をご案内します。
まとめ
ということで、今回は ご相談いただいたものの受任まで至らなかったケースについてお話ししました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。
内容証明、遺言書、相続財産調査、許認可など、さまざまなご相談をいただく中で、正式なご依頼に至らないケースもあります。
ご相談後に気持ちが変わることもあります。
ご家族で話し合った結果、今回は見送るという判断になることもあります。
冷静に考えて、「やっぱり今はやめておこう」となることもあると思います。
当事務所では、正式に業務へ着手する前であれば、「やっぱりやめます」というご判断にも柔軟に対応しています。
ただし、業務着手後や実費発生後は、費用が発生する場合もありますので、その点はご了承ください。
そして、できれば音信不通ではなく、一言だけでもご連絡いただけると大変助かります。
行政書士の心も、意外と繊細です。
書類より薄い紙メンタルの日もあります。
「まだ依頼するか決めていない」
「まずは話だけ聞いてみたい」
「自分の場合、行政書士に相談してよいのか分からない」
そのような段階でも大丈夫です。
岡山県倉敷市で、遺言書、相続手続き、許認可申請などについてお悩みの方は、お気軽にご相談ください。
お気軽にお問い合わせくださいね。
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