みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は、大人気（！？）ポンコツ行政書士シリーズをお届けします。
当事務所では、補助金申請、契約書作成、許認可申請などに関するご相談をいただいています。
そんな中で最近、少しずつ増えてきたのが、こんなご相談です。
「今後のやり取りをTeamsでできませんか？」
たしかに、補助金申請の打ち合わせ、契約書の確認、許認可申請に必要な資料のやり取りなどは、メールだけでは情報がバラバラになりがちです。
メールの件名が増える。
添付ファイルがどれか分からなくなる。
「あの資料、どのメールでしたっけ？」となる。
確認事項が埋もれる。
そして毎回「お世話になっております」から始まる。
もちろんメールは大切な連絡手段です。
ただ、細かな確認や資料共有が続く案件では、チャット形式でやり取りできるMicrosoft Teamsの方が便利な場面もあります。
そこで当事務所でも、Teamsを導入することにしました。
行政書士業務でもTeams活用が必要になってきた
行政書士業務では、書類の確認や修正、資料の受け渡しが頻繁に発生します。
特に次のような業務では、Teamsとの相性が良いと感じています。
補助金申請の資料共有
補助金申請では、事業計画書、見積書、決算書、会社資料など、多くの書類を確認する必要があります。
メールだけでやり取りしていると、最新版の資料がどれなのか分かりにくくなることがあります。
Teamsを使えば、チャットで確認しながらファイル共有もできるため、やり取りを整理しやすくなります。
契約書作成や修正のやり取り
契約書作成では、条文の確認や修正が何度も発生することがあります。
「第何条のこの部分を直したい」
「この表現で問題ないか確認したい」
「修正版をもう一度送ります」
こうしたやり取りも、Teamsであればチャット形式で流れを追いやすくなります。
許認可申請に必要な書類確認
許認可申請では、必要書類の確認がとても重要です。
不足書類があると、申請がスムーズに進まないこともあります。
Teamsを使えば、必要な資料を共有しながら確認できるため、メールよりも分かりやすく進められる場面があります。
ついにMicrosoft Teamsを契約しました
今回、当事務所が契約したのは、Microsoft Teams Essentialsという法人向けのプランです。
チャット、Web会議、ファイル共有などが利用できるため、「これは行政書士業務にもかなり使えるのでは？」と思ったわけです。
顧問先のお客様。
補助金申請を一緒に進めるお客様。
契約書の修正を何度もやり取りするお客様。
許認可申請で資料を確認するお客様。
こういった方々とTeamsでつながることができれば、かなりスムーズに業務を進められます。
「よし、これで当事務所も少しだけ今風になったぞ」
そんな気持ちで、さっそく設定を始めました。
ここまでは順調でした。
ここまでは。。。
しかし、Teams設定で右往左往することに
Teamsを契約し、さあお客様を登録しようと思い、チャットを送ろうとしたところ、なぜかうまくいきません。
相手のアカウントを追加しようとしても、思ったようにつながらないのです。
「あれ？」
ここから、ポンコツ行政書士の長い旅が始まります。
Microsoft 365の管理センターを開く。
Teamsの管理画面を確認する。
外部アクセスの設定を見る。
ゲストアクセスの設定を見る。
組織の設定を見る。
ユーザーの設定を見る。
セキュリティ関係の設定も見る。
それでも分かりません。。。
「この設定か？」
違う。
「では、こっちか？」
違う。
「もしかして、そもそも契約したプランが違うのか？」
そんな疑いまで出てきます。
Microsoft Teams Essentialsは月額料金が比較的リーズナブルなプランなので、「安いプランだから外部の人とやり取りできないのでは？」などと、勝手に不安になってきます。
完全に迷子です。
管理画面という名の樹海です。
10日間くらいTeams設定で悩みました
正直に言います。
10日間くらい悩みました。
行政書士業務の合間に管理画面を開き、夜にまた設定を確認し、朝にもまた確認し、「今度こそ分かったかも」と思って試し、また失敗する。
まさにTeams設定沼です。
補助金の公募要領を読むより難しいのではないか。
許認可の必要書類を確認する方がまだ分かりやすいのではないか。
そんなことまで思い始めました。
お客様からすれば、「Teamsでやり取りしたいです」というだけの話です。
それに対してこちらは、「少々お待ちください。現在、外部アクセス設定の深淵をさまよっております」という状態です。
これはまずいです。
行政書士なのに、申請前に自分が迷子になっています。
ふと気づく。「Microsoftに聞けばいいのでは？」
いろいろ考えて、いろいろ触って、いろいろ悩んだ結果、ふと思いました。
「あれ、これってMicrosoftに聞けばいいんじゃないの？」
そうです。
最初から聞けばよかったのです。
自分で何とかしようとすることは大切です。
ただ、専門の窓口に確認した方が早いこともあります。
これは行政書士業務でも同じです。
許認可申請で分からないことがあれば、役所に確認する。
補助金申請で判断に迷えば、事務局に確認する。
契約書で実態が分からなければ、依頼者に確認する。
それなのに、自分のTeams設定になると、なぜか一人で抱え込んでいました。
まさにポンコツです（苦笑）。
原因はまさかの「お試し期間」？
Microsoftに問い合わせたところ、原因として考えられるのは、「現在お試し期間中のため、外部の方とのコミュニケーションに制限がかかっている可能性がある」ということでした。
え？
それだけ？
10日間、管理画面を見て、設定を疑い、プランを疑い、自分の理解力を疑い、あれこれ悩んだ結果、「お試し期間中だからかもしれません」というオチでした。
思わず、「それ、先に言ってください」と言いたくなりました。。。
もちろん、利用環境や相手先の設定によって状況は変わると思います。
ただ、今回の私の場合は、少なくとも単純な設定ミスというより、契約状態や利用条件の影響がありそうだと分かりました。
ITに強いと言いながら、こういうこともあります
私は他人よりも少しだけ、MicrosoftやGoogleのサービスを使っていることもあって、Microsoft 365、Power Automate、SharePoint、Teamsなどを使った業務効率化の相談に乗ることもあります。
デジタルツールを使った業務改善も好きです。
ただ、そんな私でも、こういうところで普通にハマります。
ITに詳しい人でも、設定画面で迷うことはあります。
管理画面の項目が多すぎて、どれが原因か分からなくなることもあります。
「たぶんここだろう」と思って触った設定が、実は関係なかったということもあります。
つまり、IT活用に大事なのは、「一度も迷わないこと」ではありません。
大事なのは、迷ったときに原因を切り分けることです。
必要なら公式サポートに確認することです。
思い込みで進めないことです。
そして、同じ失敗を次に活かすことです。
今回のTeams騒動で、私もまた一つ学びました。
行政書士業務でもTeamsを活用していきます
まだ完全に外部のお客様とのやり取りがスムーズにできる状態ではありませんが、今後は当事務所でもTeamsを活用していく予定です。
特に、次のような業務では便利だと考えています。
補助金申請のサポート
補助金申請では、事業計画書や必要資料の確認が何度も発生します。
Teamsを使うことで、資料共有や確認事項の整理がしやすくなります。
契約書作成の確認作業
契約書作成では、修正点や確認事項を分かりやすく共有することが大切です。
チャット形式でやり取りできるTeamsは、契約書の修正やコメントの確認にも向いています。
許認可申請の書類確認
許認可申請では、必要書類の不足や記載内容の確認が重要です。
Teamsで資料を共有しながら進めることで、確認漏れを減らしやすくなります。
Web会議でのご相談
遠方のお客様や、事務所に来る時間が取りにくいお客様とは、Web会議でのご相談も可能になります。
移動時間を減らしながら、必要な打ち合わせを行えるのは大きなメリットです。
まとめ：行政書士業務でもTeams活用を進めていきます
ということで、今回は 大人気（！？）「ポンコツ行政書士シリーズ」として、Teamsの設定で右往左往した話をしてみました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。
便利なITツールも、導入時にはつまずくことがあります。
ただ、そうした経験も含めて、今後の業務改善につなげていきたいと思います。
当事務所では、補助金申請サポート、許認可申請、契約書作成などの業務において、メールだけでなく、Teamsなどのツールも活用しながら、できるだけスムーズなやり取りを目指しています。
「メールだけだとやり取りが大変」
「資料共有を分かりやすくしたい」
「チャットやWeb会議も使いながら相談したい」
このような場合も、お気軽にご相談ください。
ポンコツなところもありますが、便利なものは積極的に使いながら、お客様の業務が少しでも進めやすくなるようサポートしていきます。
岡山県倉敷市で、補助金申請、許認可申請、契約書作成に関するご相談がありましたら、お気軽にお問い合わせくださいね。
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