みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は 非通知の電話相談について思うことをお話しします。
「行政書士事務所へ相談したいけれど、電話番号を知られるのは少し不安……」
そのように感じて、非通知で電話をかける方もいらっしゃると思います。
ここ最近、当事務所にも、非通知でお電話をいただくことがあります。
まだ名前を伝えたくない、どのような事務所か分からないので警戒している、相談内容を家族や勤務先に知られたくないなど、電話番号を通知したくない事情は人それぞれです。
そのお気持ちは、よく分かります。
ただ、行政書士事務所へ非通知で電話をすると、相談がスムーズにつながらないことがあります。
今回は、非通知電話で困ることや、個人情報をできるだけ伝えずに相談する方法について、分かりやすくご説明します。
行政書士事務所へ非通知で電話してもよい？
当然ですが、非通知で電話をかけること自体が、直ちに違法になるわけではありません。
また、事情を問わずマナー違反だと決めつけるものでもありません。
行政書士への相談には、相続、遺言、契約書、許認可申請、外国人の在留手続など、他人に知られたくない内容もあります。
そのため、「まずは匿名で相談できるか確認したい」と考えることも、ごく自然なことです。
ただし、非通知の着信には、相談する方にとっても行政書士事務所にとっても、いくつかのデメリットがあります。
非通知電話は折り返しができません
非通知電話で最も困るのは、行政書士が電話に出られなかった場合です。
行政書士は、いつも机の前で電話を待っているわけではありません。
依頼者との面談、行政機関への訪問、書類の提出、申請書の作成などを行っているため、すぐに電話へ出られないことがあります。
決して居留守を使っているわけではありません。
書類やデータの山に埋もれている可能性はありますが、救助は不要です。
通常の着信であれば、着信履歴を確認して、こちらから折り返すことができます。
しかし、非通知の場合は電話番号が表示されないため、折り返しようがありません。
せっかく勇気を出して行政書士事務所へ電話をしていただいても、そのまま相談につながらずに終わってしまう可能性があります。
非通知の着信は少し警戒してしまいます
行政書士事務所にかかってくる電話は、相談や依頼に関するものだけではありません。
営業電話、勧誘電話、迷惑電話などもかかってきます。
特に営業電話はみなさんが想像する非常にたくさんかかってきます。
そのため、非通知の着信を見ると、事務所側としては、どうしても少し身構えてしまいます。
「ご相談の電話だろうか」
「営業電話ではないだろうか」
「また通信サービスのご案内だろうか」
このように、電話に出る前から小さな推理大会が始まります。
もちろん、非通知だからといって、すべて迷惑電話だと判断しているわけではありません。
ただ、相談をスムーズに進めるためには、電話番号を通知していただいた方が、お互いに安心してやり取りできます。
最初から名前や住所を伝える必要はありません
行政書士へ電話相談をするときに、「最初から氏名や住所を伝えなければならないのでは？」「相談内容をすべて詳しく話さなければならないのでは？」と不安になる方もいらっしゃいます。
しかし、最初の問い合わせ段階で、すべての個人情報や事情を話す必要はありません。
まずは対応できる業務か確認できます
最初のお問い合わせでは、例えば次のような確認だけでも構いません。
「このような相談に対応していますか」
「行政書士に相談できる内容ですか」
「相談料や手続費用は、どのくらいかかりますか」
「正式に依頼する前に話を聞くことはできますか」
話せる範囲から、少しずつ説明していただければ大丈夫です。
ただし、具体的な回答や正式な受任の判断には、氏名、住所、相手方の情報などが必要になる場合があります。
特に、すでに関係する当事者から相談を受けていないかを確認するため、一定の情報をお聞きすることもあります。
顔を出したくない方はオンライン相談も利用できます
当事務所では、Zoomを使用したオンライン相談を行っています。
オンライン相談と聞くと、「カメラをONにして、顔を映さなければならないのでは？」と思われるかもしれません。
しかし、当事務所のオンライン相談では、必ずしもカメラをONにする必要はありません。
カメラをOFFにしたまま、音声だけで参加していただくこともできます。
顔を出すことに抵抗がある方や、自宅の様子が映るのを避けたい方、まずは声だけで相談したい方にも利用しやすい方法です。
背景に洗濯物が映り込む心配もありません。
資料を画面共有しながら確認できます
オンライン相談では、必要に応じて、契約書、申請書、見積書、公募要領などを画面共有しながら確認できます。
電話だけでは説明しにくい内容でも、同じ資料を見ながら話すことで、状況を整理しやすくなります。
「書類の右上にある、この部分です」
「何ページ目のどこでしょう？」
といった、電話相談で起こりがちな“書類の迷子”も防ぎやすくなります。
メールや問い合わせフォームもおすすめです
すぐに電話で話すことに抵抗がある場合は、問い合わせフォームを利用する方法もあります。
文章であれば、落ち着いて相談内容を整理できます。
家族や勤務先の近くで電話をする必要もありません。
最初の連絡では、詳しい個人情報を書かずに、「どのような相談をしたいのか」「オンライン相談を希望していること」「連絡を受けてもよい時間帯」などを伝える方法もあります。
ただし、メールの件名や本文に相談内容を詳しく書きすぎると、端末の通知画面に表示されることがあります。
周囲に知られたくない場合は、通知設定やメールの表示方法にも注意しましょう。
まとめ｜電話番号の通知やオンライン相談をご検討ください
行政書士事務所へ非通知で電話をかけることには、それぞれ事情があると思います。
ただし、非通知電話は、事務所が電話に出られなかった場合に折り返しができません。
また、営業電話や迷惑電話との区別がつきにくいため、相談がスムーズにつながらない可能性もあります。
最初のお問い合わせで、すべての個人情報や事情を話す必要はありません。
まずは、対応可能な相談か、費用はいくらか、どのような相談方法があるかを確認するだけでも大丈夫です。
当事務所では、電話のほか、メール、問い合わせフォーム、Zoomを使用したオンライン相談に対応しています。
オンライン相談は、カメラをOFFにしたままでもご利用いただけます。
「顔を出すのは少し抵抗がある」
「まずは話だけ聞いてみたい」
「資料を一緒に見ながら相談したい」
という方も、当事務所まで、お気軽にお問い合わせください。
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