みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
先日、Gビズポータルの新機能「電子ロッカー」を実際の業務で使ってみました。
まだまだ認知度が低いGビズポータルの電子ロッカー機能。
その感想をまとめてみます。
同業者だけでなく、自業を営まれている事業者にも参考になるお話ですので、ぜひ最後まで読んでくださいね。
電子ロッカーとは？
今回ご紹介するGビズポータルの電子ロッカー機能。
「Gビズポータルの電子ロッカー機能ってなんやねん」
そう思っている方も多いのではないでしょうか。
Gビズポータルの電子ロッカー機能とは一言でいうと、書類データを関係者間で共有できるクラウド機能です。
簡単に言ってしまうと、国が提供するオンラインストレージといったところでしょうか。
イメージとしては、DropboxやGoogleドライブといったサービスを、国が提供しているという位置づけです。
大容量ファイルの送受信や、関係者との資料共有に使えます。
◼️ Gビズポータル
https://www.gbiz.go.jp
今回の利用シーン（補助金業務）
電子ロッカーという名の国が提供するオンラインストレージ。
そんな電子ロッカーを今回 行政書士業務の中で使ってみました。
今回使用した業務は、補助金申請の業務。
主な使い方はこんな感じです。
- 私の方でブラッシュアップした事業計画書をアップ → 依頼者にチェックしてもらう
- 見積書・カタログ・決算書などを依頼者にアップしてもらう
- 電子申請完了後、提出書類一式をフォルダに保管
いわゆる「やり取りのハブ」として使うイメージですね。
実際に使って感じたメリット
補助金申請業務の中で電子ロッカーを使ってみて、「これは良い」と感じたポイントをまとめます。
① データの受け渡しが一箇所で完結する
メール・LINE・クラウドなどに散らばらず、すべてのデータを一箇所に集約できるのは非常に便利です。
特に今回は事業計画書を何度もブラッシュアップしたため、その都度メールで送るのではなく、電子ロッカーにアップして共有。
お互いに内容を確認しながら修正を重ねられるので、やり取りの効率が大きく上がったと感じました。
② GビズIDがなくても共有できる
電子ロッカーは相手方がGビズIDを持っていなくても、使うことができます。
今回は、依頼者がGビズIDを取得中の段階でしたが、電子ロッカー内のフォルダを問題なく共有することができました。
相手の準備状況に左右されないため、導入ハードルが低い点は大きなメリットです。
③ チャット機能付き
電子ロッカー内で簡単なやり取りができるため、「このファイル確認お願いします」といった軽い連絡はここで完結します。
短文のやり取りをメールで続けるのは意外と負担になるため、チャットで完結できるのは実務的にかなり助かります。
④ 国が提供している安心感
民間のクラウドサービスと異なり、行政が提供しているサービスであるという信頼性は大きなポイントです。
しかも利用料は無料。
日頃きちんと税金を納めている立場としては、使わないともったいないサービスだと感じました。
気になった点（正直レビュー）
良いと感じた点がある一方で、「これはちょっと気になるな…」という部分もありました。
実際に使ってみて感じたポイントを挙げてみます。
① 毎回ログインを求められる
これが地味にストレスです。
しかも認証はGビズIDを利用しているため、毎回二要素認証が発動します。
セキュリティ的には正しいのですが、頻繁に使っていると「またか…」となるのが正直なところです。
② チャットのEnter送信
Enterキーで即送信される仕様は、やや使いづらさを感じました。
改行したい場面でそのまま送信されてしまうため、ちょっとしたストレスポイントです。
ちなみにこの点、実はアルファ版リリース前から感じており、デジタル庁にもフィードバックを出していました。
現時点ではまだ改善されていないため、今後のアップデートに期待したいところです。
③ 容量が1GB
現状のストレージ容量は1GBとやや控えめです。
DropboxやGoogle ドライブ、OneDriveのように、あらゆるデータを保管する用途ではないとはいえ、実務で継続的に使っていくと、意外と早く上限に達する可能性があります。
総評｜現時点でも“使える”が今後に期待
現在はアルファ版ということもあり、細かい使い勝手には課題があります。
ただし、ファイル共有や資料回収、そしてデータ保管といった一つの場所で完結できるという意味では、十分実用レベルです。
今後の改善次第では、補助金業務や許認可業務の標準ツールになり得るポテンシャルを感じました。
まとめ
ということで、今回は Gビズポータルの電子ロッカー機能を業務で使ってみた体験談をご紹介しました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介した電子ロッカー機能は、「書類のやり取りをまとめたい人」にとってはかなり有効なツールです。
特に、補助金申請、許認可業務、顧客との資料共有が多い業務など、こういった分野では、今後活用シーンが増えていきそうですね。
無料で利用することが出来るので、未だ使っていない人はぜひ使ってみてくださいね。
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