みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
本日は 会社の総務部門の方に向けて、レターパックの使い分け方法についてお話をします。
突然ですが、みなさんに質問です。
郵便局の窓口で「レターパック」を買うとき、「赤（プラス）」と「青（ライト）」、どっちにしようかな…と数秒フリーズしたことはありませんか？
実は、私たち行政書士にとってレターパックは、仕事道具の筆頭。
受任票を送ったり、完成した書類をお届けしたりと、まさに「相棒」のような存在です。
今回は、私が日々の業務の中で行き着いた「迷いをゼロにする使い分けマイルール」をご紹介します。
最後までお付き合いください。
そもそも「レターパック」って何がそんなに便利なの？
使い分けをご紹介する前にレターパックについて簡単にご紹介します。
レターパックは、一言で言うと「切手不要・追跡可能・全国一律」の最強封筒です。
- 切手を貼る手間がゼロ： 封筒そのものに送料が含まれているので、重さを量って切手をペタペタ…という作業が要りません。
- 「届いたかな？」の不安を解消： すべてに追跡番号がついているので、スマホから「今、倉敷郵便局を出たな」「相手の会社に届いたな」と確認できます。
- どこへ送っても同じ値段： 倉敷からお隣の岡山市に送るのも、遠く離れた北海道や沖縄に送るのも、お値段は変わりません。
「書留ほど大げさじゃないけれど、普通郵便よりはちゃんと送りたい」
そんなビジネスシーンの「かゆいところ」に手が届く絶妙なサービス、それがレターパックなんです。
プラスととライトって何が違うんだっけ？
ビジネスシーンの「かゆいところ」に手が届く絶妙なサービスであるレターパック。
そんなレターパックには、赤色の「プラス」と、青色の「ライト」の2種類があります。
「どっちを買えばいいんだっけ？」と迷われる方のために、このプラスとライトの違いを比較表にしてみました。
あわせて、「どっちがおすすめか」が一瞬でわかる診断機能と、月間のコストが計算できるシミュレーターも作りましたので、ぜひ活用してみてください。
※2024年10月の料金改定後の価格です。
行政書士やまもと事務所の「マイルール」はこれだ！
プラスととライトの2種類あるレターパック。
いざ、使おうと思った時にどっちで送ろうか？迷う時ってありますよね。
「どっちでも送れるけど、どうしよう？」
使い方を迷ったとき、私は中身が「原本」か「コピー」かでパシッと決めています。
【赤】を使うのは「代えがきかない宝物」のとき
それはズバリ、許可証の原本。
行政書士はお客様に代わって、行政に許可や届出が必要な許認可手続きを申請します。
役所から発行された許可証は、まさに会社の命。
もしポスト投函で、倉敷の急な夕立で中身が濡れてしまったり、万が一抜き取られて紛失したりしたら…と想像するだけでゾッとします。
そんな時に安心感があるのが、赤色のレターパックプラス。
「対面手渡し」で確実に相手に届く安心感。
遠方でどうしても直接お届けできない時は、迷わず「赤」を選びます。
【青】を使うのは「効率とスマートさ」を優先するとき
一方で、書類のコピー（写し）などは「青」の出番です。
「万が一の時も再送できる」という安心感があるのはもちろんですが、実は「受け取る相手への配慮」でもあります。
というのも、レターパックプラスは対面での受け渡しとなります。
日中は現場に出ていて、書類の対面受け取りができない一人親方に受け取りの手間をかけさせない。
そんな時に活用するのが、青色のレターパックプラス。
ポストに入っていれば、相手の好きなタイミングで確認できますよね。
自由度は高い！でも「これだけはNG」な基本ルール
レターパックの良いところは、その「自由さ」です。
例えば「内容証明郵便」などは、封筒の中に決まった書類以外を入れてはいけないという厳しいルールがありますが、レターパックはそんなことありません。
一筆箋を添えたり、クリップで留めたり、名刺を同封したりするのも自由です。
ただし、「これだけは絶対ダメ！」という最低限のルールもあります。
- 現金は送れません： お金（現金）を送るのは郵便法で禁止されています。
お祝い金などは必ず「現金書留」を使いましょう。 - 貴金属や爆発物： 宝石などの貴重品や、危険物はNGです。
「自由だけど、お金はダメ」。
これさえ覚えておけば、あとは皆さんの使い勝手の良いように活用してOKです。
「正解」よりも「迷わない基準」を
レターパックの使い方に「こうじゃないとダメ！」なんて厳しい決まりはありません。
基本的には自由に選んでOKです。
でも、仕事が山積みのみなさんにとって、一番もったいないのは「どうしようかな」と悩む数分間ではないでしょうか。
- 大切な原本は「赤」で確実に。
- 確認用のコピーは「青」でスマートに。
自分の中にこんな「一本の線」を持っておくだけで、デスクワークはぐっと楽になります。
明日からの郵送業務が、少しでも軽やかになりますように！
倉敷の空の下から応援しています。
契約書の作成、お困りではありませんか？
ということで、今回は書類を「送る方法」としてレターパックについてお話しをしました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。
当事務所ではレターパックに入れて送る代表格の「契約書」の作成などを行なっております。
「ネットの雛形を使っているけど、自社に合っているか不安…」
「取引先から提示された内容、このまま判を押して大丈夫かな？」
行政書士やまもと事務所では、そんな総務・法務担当者の方をサポートする「契約書作成・リーガルチェックサービス」を行っています。
当事務所のある岡山県はもとより、全国オンライン対応も行なっております。
まずは「こんなこと聞いてもいいのかな？」という小さなお悩みから、お気軽にご相談くださいね！
行政書士やまもと事務所
🏠 岡山県倉敷市
🌐 https://tora-no-maki.com
