みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は 注文書と注文請書の違いについてお話しします。
仕事の取引では、「注文書」「注文請書」「契約書」「請書」「請負契約書」など、よく似た言葉が登場します。
漢字が似ているうえに、書類の名前まで似ているため、「結局、どれが何をする書類なの？」と混乱してしまうことありませんか？
書類の名前だけを見ていると、まるで親戚一同が集まったような状態です。
先日も、建設業のお客様からこんなご相談がありました。
「今度、取引先から機械を買うのですが、注文書や注文請書、契約書など、いろいろあって違いがよく分かりません」
そこで今回は、注文書と注文請書の違いを中心に、契約書との違いや、機械を購入するときの契約の考え方について、できるだけ分かりやすく解説します。
注文書と注文請書の違いを簡単にいうと？
注文書と注文請書の違いは、次のように考えると分かりやすくなります。
- 注文書：「この内容でお願いします」
- 注文請書：「その内容で引き受けます」
つまり、注文する側が出すのが注文書であり、注文を受ける側が返すのが注文請書です。
契約は、原則として、一方の「申込み」に対して相手方が「承諾」することで成立します。
注文書が申込み、注文請書が承諾の役割を果たすことが多い、という関係です。
注文書とは「この条件でお願いします」という書類
注文書は、商品を購入する側や、工事を依頼する側が作成する書類です。
「発注書」と呼ばれることもあります。
例えば、会社が機械販売業者に対して、次のような内容を記載した注文書を提出します。
- 購入する機械の名称
- 数量
- 金額
- 納期
- 納品場所
- 支払い条件
- 設置工事の有無
注文書は、簡単にいえば、「この内容で商品を購入したいので、お願いします」という意思を相手に伝える書類です。
ただし、注文書を一方的に送っただけでは、相手がその内容を承諾したかどうかが分からない場合があります。
注文書が相手に届いたからといって、すぐに「契約成立、おめでとうございます」とクラッカーを鳴らすのは少し早い、ということです。
注文請書とは「その条件で引き受けます」という書類
注文請書は、商品を販売する側や、工事を請け負う側が作成する書類です。
注文書を受け取った相手が、「その内容で注文をお引き受けします」と回答するために発行します。
注文書に対して注文請書が返されることで、発注者と受注者が、金額や納期などの取引条件について合意したことを確認しやすくなります。
なお、「注文受書」という名称が使われることもありますが、実務では「注文請書」という名称も広く使われています。
注文書と注文請書があれば契約は成立する？
注文書に記載された申込みの内容を、受注者が注文請書によって承諾した場合、原則として契約が成立します。
契約というと、双方が同じ書面に署名や押印をした「契約書」がなければ成立しない、と思われるかもしれません。
しかし、契約は原則として、必ずしも契約書を作成しなければ成立しないものではありません。
口頭の合意で成立する契約もあるんです。
注文書と注文請書がセットになっていれば、以下の流れを確認出来ます。
- 発注者が、どのような条件で申し込んだのか
- 受注者が、その条件を承諾したのか
そのため、この注文書と注文請書の2つの書類を組み合わせることで、1通の契約書に近い役割を持たせることができます。
ただし、注文書と注文請書の内容が一致していなければ注意が必要です。
例えば、注文書には「納期8月末」と書かれているのに、注文請書には「納期9月末」と書かれている場合、どの条件で合意したのかが不明確になります。
注文請書が返ってきたら、受け取って安心するだけでなく、注文書との違いがないか確認しましょう。
注文書・注文請書と契約書の違い
注文書と注文請書は、発注者と受注者がそれぞれ別の書類を作成する形式です。
一方、契約書は、双方が合意した内容を1通または同じ内容の複数通の書面にまとめ、双方が署名または押印する形式が一般的です。
注文書と注文請書の特徴
注文書と注文請書は、比較的シンプルな取引で使いやすい方法です。
例えば、次のような取引で一般的に用いられてます。
- 規格品や既製品の購入
- 継続的に行っている商品の発注
- 金額や納期などの条件が比較的単純な取引
- 見積書によって詳しい条件が既に確認されている取引
日常的な発注では、注文書と注文請書の組み合わせが便利です。
契約書の特徴
契約書には、商品の名称、金額、納期といった基本的な条件だけでなく、トラブルが発生した場合の対応も詳しく記載できます。
一般的には、契約書に次のような事項を定めます。
- 商品や工事の具体的な内容
- 契約金額
- 納期や工期
- 納品場所
- 支払い時期と支払い方法
- 検査や試運転の方法
- 所有権が移る時期
- 保証内容と保証期間
- 不具合があった場合の対応
- 納期が遅れた場合の責任
- 損害賠償
- 契約を解除できる条件
- 秘密情報の取扱い
- トラブルが起きた場合の裁判所
金額の大きな取引、特注品の製作、長期間にわたる取引、工事を伴う取引では、注文書と注文請書だけでなく、詳しい契約書を作成したほうが安全です。
「請書」と「請負契約」は同じではない
次にご紹介するのは、「請書」と「請負契約」。
この２つ、言葉がとても似ていますが、同じ意味ではありません。
ここは特に間違えやすいポイントです。
請書は書類の名称
請書は、注文や依頼を引き受けたことを示す書類の名称です。
つまり、「注文請書」というタイトルは、受注者が注文を承諾したことを示しています。
請負契約は契約の種類
一方で 請負契約は、一方が仕事を完成させることを約束し、もう一方がその仕事の結果に対して報酬を支払う契約です。
建物の工事、設備の設置、機械の製作などが代表例です。
整理すると、次のようになります。
- 請書：書類の名前
- 請負契約：契約の種類
書類のタイトルが「注文請書」だからといって、その取引が必ず請負契約になるわけではありません。
注文書や注文請書に記載したい項目
注文書と注文請書の違いが分かったところで、次に考えたいのが、記載する項目。
注文書や注文請書には、少なくとも次の内容を記載しておきましょう。
取引の基本情報
- 注文書番号
- 注文請書番号
- 発行日
- 発注者と受注者の名称・所在地
- 担当者名
- 商品名または工事名
- 型式や仕様
- 数量
- 単価
- 契約金額
- 消費税
納品や支払いに関する条件
- 納期または工期
- 納品場所
- 納品方法
- 検収方法
- 支払い時期
- 支払い方法
- 振込手数料の負担
- 運送費や工事費の負担
トラブルを防ぐための条件
- 保証期間
- 不具合があった場合の対応
- 修理や交換の条件
- 納期が遅れた場合の対応
- キャンセルや変更の条件
- 損害が発生した場合の負担
- 所有権が移る時期
機械や設備を購入する場合は、見積書や仕様書、図面などを注文書に添付し、「詳細は、別紙見積書および仕様書の内容による」と記載する方法もあります。
ただし、見積書と注文書、仕様書の内容が食い違っていると、後からトラブルになる可能性があります。
特に、次の項目は必ず照合しましょう。
- 金額
- 数量
- 型式
- 仕様
- 納期
- 支払い条件
- 工事範囲
注文書だけで取引を進める場合の注意点
注文書だけを発行し、相手から注文請書を受け取らないまま取引を進めるケースもあります。
長年付き合いのある取引先であれば、それでも問題なく取引が進むことはあるでしょう。
しかし、トラブルが発生した場合、次の点が争いになる可能性があります。
- 相手は本当に注文を承諾したのか
- どの条件で合意したのか
- 納期はいつだったのか
- 金額はいくらだったのか
- 見積書のどの内容が採用されたのか
- 追加工事は契約に含まれていたのか
電話で「分かりました」と言われたとしても、その「分かりました」が、注文の承諾なのか、単に話を聞いたという意味なのか、後から分からなくなることがあります。
特に、高額な機械の購入、特注品の製作、建設工事の発注では、口頭だけで進めず、注文請書や契約書を作成しておくことをおすすめします。
注文書や注文請書に収入印紙は必要？
注文書という名称の書類は、通常、契約の申込みを記載したものにすぎないため、一般的には印紙税の課税対象になりません。
ただし、書類の内容から契約の成立を証明する目的で作成されたものと判断される場合は、「注文書」という名称であっても、印紙税の課税文書に該当する可能性があります。
また、工事注文請書や物品加工注文請書など、請負契約の成立を証明する書類は、請負に関する契約書として印紙税の対象となる場合があります。
印紙が必要かどうかは、書類のタイトルだけではなく、次のような内容を踏まえて判断されます。
- 取引が売買なのか請負なのか
- 契約成立を証明する書類なのか
- 契約金額が記載されているか
- 注文書や見積書を引用しているか
- 紙で作成・交付するのか
なお、個別の書類については、税務署や税理士さんなどの専門家へ確認ください。
注文書と注文請書に関するよくある質問
最後に注文書や注文請書に関する よくある質問にお答えします。
注文請書には押印が必要ですか？
契約は原則として、押印がなければ成立しないものではありません。
ただし、誰が発行した書類なのかを明確にし、後日のトラブルを防ぐため、会社名、代表者名、担当者名などを適切に記載することが大切です。
社内規程や取引先のルールによって押印が求められることもあるため、事前に確認しましょう。
注文請書をメールで返してもらってもよいですか？
取引先との合意が確認できるよう、PDFなどの電子データで注文請書を受け取る方法も考えられます。
ただし、データの改ざん防止や本人確認、保存方法などを検討する必要があります。
重要な取引では、電子契約サービスの利用も選択肢になります。
見積書だけで契約は成立しますか？
見積書は、一般的には金額や取引条件を提示するための書類です。
見積書を提示しただけで、必ず契約が成立するわけではありません。
ただし、見積書の内容に対して相手が明確に承諾し、発注や業務開始などの行為が行われた場合には、契約が成立したと判断される可能性があります。
書類の名称だけでなく、当事者のやり取り全体を確認することが必要です。
まとめ｜注文書は申込み、注文請書は承諾
ということで、今回は 注文書と注文請書の違いを解説しました。
今回のお話 いかがでしたでしょうか。
おさらいまでに注文書と注文請書の違いは、次のようになります。
注文書は、発注者が「この内容でお願いします」と伝える書類。
注文請書は、受注者が「その内容で引き受けます」と回答する書類。
注文書と注文請書をセットで保存しておくことで、双方がどのような取引条件に合意したのかを確認しやすくなります。
また、「請書」と「請負契約」は同じものではありません。
請書は書類の名称であり、請負契約は仕事の完成を目的とする契約の種類です。
書類のタイトルだけで判断せず、実際の取引内容、責任の範囲、完成の条件などを確認することが大切です。
当事務所では、注文書、注文請書、売買契約書、請負契約書などの作成や内容確認に対応しています。
「注文書だけで進めても大丈夫だろうか」
「機械本体と設置工事を、どのように契約書へ記載すればよいか分からない」
「取引先から提示された契約書に不利な内容がないか確認したい」
このような場合は、契約を締結する前にご相談ください。
契約書は、トラブルが起きてから慌てて読むものではなく、トラブルを防ぐために事前に整えておくものです。
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