みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は 内容証明郵便のご依頼について、当事務所の対応方針をお伝え致します。
当事務所に、内容証明郵便に関するご相談をいただくことがあります。
送りたい相手は、取引先、知人、友人、元交際相手、親族など、ご相談によってさまざまです。
内容についても、以下のようにそれぞれ異なる事情があります。
- 貸したお金を返してほしい
- 契約を解除したい
- 約束を守ってほしい
- 今後は連絡や接触をしないでほしい
- 自分の意思を正式な文書として伝えたい
そんな内容証明のご相談の中で、ときどき次のようなご質問をいただきます。
「行政書士の名前で内容証明を送ってもらえますか？」
「私の代わりに内容証明を発送してもらえますか？」
「内容証明を送った後、相手とのやり取りもお願いできますか？」
この点について、当事務所の対応方針をお知らせします。
当事務所が行うのは内容証明の文案作成です
当事務所が行っているのは、ご相談者から事情や希望を伺い、内容証明郵便として使用する文案を作成する業務です。
具体的には、次のような対応を行います。
- これまでの経緯や事実関係の聞き取り
- 相手に伝えたい内容の整理
- 通知書や請求書などの文案作成
- 内容証明郵便の形式に合わせた調整
- 強すぎる表現や誤解を招く表現の修正
- ご本人で発送するための方法の案内
完成した文案はご依頼者にお渡しし、原則として、ご依頼者ご本人の名前で発送していただきます。
当事務所では、行政書士が差出人となって内容証明を発送したり、ご依頼者の代理人として相手方へ送付したりする対応は行っていません。
行政書士の名前で相手に圧力をかけるサービスではありません
内容証明については、行政書士に依頼すれば、行政書士の名前で相手に強い通知を送ってもらえると思われることがあります。
しかし、当事務所の内容証明作成サービスは、行政書士の名前を使って相手を威圧したり、圧力をかけたりすることを目的としたものではありません。
内容証明郵便は、「いつ」「誰から誰に」「どのような内容の文書を送ったのか」を郵便局証明するための制度です。
内容証明を送っただけで、書かれている内容がすべて事実として認められるわけではありません。
また、相手に支払いや謝罪、連絡の停止などを強制できるものでもありません。
大切なのは、行政書士の名前を前面に出すことではなく、ご依頼者自身の意思や事実関係を正確に整理し、相手に誤解なく伝えることだと考えています。
なぜ文案作成までとしているのか
行政書士は、権利義務や事実証明に関する書類を作成する専門家です。
内容証明についても、ご依頼者から事情を伺い、その内容を文書として整理することが行政書士の役割の一つです。
一方で、内容証明を送った後に相手方から反論が届いたり、支払金額や示談条件について話し合いが必要になったりすることがあります。
このような場合、単なる書類作成ではなく、相手方との交渉に発展する可能性があります。
当事務所では、文書を作成する業務と、ご依頼者に代わって相手方と交渉する業務を明確に分けています。
そのため、最初から「行政書士が代理人として相手に対応する」と誤解されないよう、内容証明については文案作成までとしています。
内容証明は感情をそのまま書く手紙ではありません
内容証明を送りたいと考えている方は、相手に対して怒り、不安、悲しみ、失望など、強い感情を抱えていることが少なくありません。
もちろん、その感情自体が悪いわけではありません。
しかし、感情のままに文章を作ると、以下のようなことが起きてしまう可能性があります。
- 相手を必要以上に責めてしまう
- 事実と感情が混ざってしまう
- 実現できない要求を書いてしまう
- 脅迫的な表現になってしまう
- 本当に伝えたいことが分かりにくくなる
内容証明は、一度送ると相手の手元に残ります。
その後、話し合いや裁判などに発展した場合には、送った文書の内容が確認される可能性もあります。
「何があったのか」
「相手に何を伝えたいのか」
「相手に何を求めるのか」
「今後、どのような状態にしたいのか」
当事務所では、ご依頼者の気持ちを伺いながら、お気持ちを整理したうえで文案を作成します。
相手方との交渉が必要な場合は弁護士への相談を
内容証明を送る目的が、単に意思や事実を通知することではなく、相手方との交渉を行うことである場合は、弁護士への相談が適している可能性があります。
例えば、次のようなケースです。
- 相手が支払いを明確に拒否している
- 損害賠償額について争いがある
- 示談条件を交渉してほしい
- 相手から反論や請求を受けている
- 相手との連絡をすべて任せたい
- 裁判を検討している
このような場合は、内容証明の文案を作成するだけでは、問題の解決につながらないことがあります。
ご相談内容によっては、当事務所での受任をお断りし、弁護士への相談をご案内する場合があります。
ご理解いただいたうえでお問い合わせください
ということで、今回は 内容証明作成サポートについて、当事務所の対応方針をお伝え致しました。
内容証明についてお問い合わせいただく際は、当事務所の対応が文案作成までであることをご理解ください。
また、以下のようなご相談については、行政書士として事情を伺い、文案作成をお手伝いします。
「自分で文章を書くと感情的になってしまう」
「何を、どの順番で書けばよいか分からない」
「相手に伝えたいことを正式な文書にまとめたい」
「内容証明として適切な表現に整えてほしい」
内容証明を送ること自体が本当に適切なのかも含め、まずは現在の状況と、相手に何を伝えたいのかをお聞かせください。
行政書士やまもと事務所
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