みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は 行政書士の仕事についてお話しします。
行政書士の仕事について、よく言われることの一つに、「行政書士の仕事は、基本的に一度きり」というものがあります。
私も行政書士として開業する前に、何かの本やYouTube動画で、このような話を見聞きしたことがありました。
許可を取る。
契約書を作る。
役所へ提出する書類を作成する。
そして、手続きが終われば、お客様との関係もそこで終了し、また新しいお客様を探す。
行政書士とは、そうした単発の仕事を積み重ねていく職業なのだと思っていました。
しかし、実際に開業してみると、そのイメージは少し違っていました。
もちろん、一度のご相談で完了する業務もあります。
ただ、仕事を続ける中で感じているのは、行政書士の仕事には意外とリピート相談や紹介が多いということです。
行政書士業務は単発でも、ご縁まで単発とは限らない
行政書士の仕事は、一つひとつを見ると単発の業務が中心です。
契約書を作成して納品すれば、その業務は終了します。
許認可申請を行い、許可が下りれば、ひとまず案件は完了です。
内容証明の文案作成なども、一定のところで一区切りとなります。
そのため、「行政書士は単発の仕事が多い」という話自体は、決して間違いではありません。
ただし、一つの業務が終わっても、お客様との関係まで終わるとは限りません。
最初の業務が終わった後に、別の内容で再びご相談をいただくことがあります。
また、ご本人からの再相談だけでなく、ご家族や知人、取引先をご紹介いただくこともあります。
仕事は一度きりでも、ご縁は続いていくのです。
最近では、こちらが「これで業務完了です」と思っていても、お客様から静かに「まだ終わっていませんよ」と肩をつかまれているような感覚になることもあります。
もちろん、本当に肩をつかまれるわけではありませんので、ご安心ください。
法人のお客様からは別の相談が生まれやすい
特に、法人のお客様からは、継続してご相談いただくことが多くあります。
例えば、最初は補助金についてご相談いただいた会社から、後日、次のようなお問い合わせをいただくことがあります。
契約書や許認可についてのご相談
「新しい取引を始めるので、契約書を確認してほしい」
「新規事業を始めたいが、許可や届出は必要ですか」
「営業所を増やす場合、手続きはありますか」
会社を経営していると、悩みが一つだけで終わることは、ほとんどありません。
補助金を活用して設備を導入すれば、次は取引や契約の問題が出てきます。
事業を拡大すれば、新たな許認可申請や変更届が必要になることもあります。
一つの課題を解決すると、「それでは次の問題です」と、新しい課題が登場します。
まるでクイズ番組のようですが、正解しても賞金は出ません。
代わりに、次のご相談が届きます。
気がつけばTeamsのメンバーに
ある法人のお客様とは、業務上の連絡をスムーズにするため、Microsoft Teamsを利用することになりました。
そして気がつくと、私はその会社のチームに追加されていました。
外部の行政書士というより、少し離れた場所にいる社員のような状態です。
ただし、社員証も席もありません。あるのはTeamsの通知だけです。
「この資料を確認してください」
「新しい事業を考えています」
「この手続きは必要でしょうか」
ピコン、ピコンと通知が届くたびに、「今日はどのような宿題だろう」と、少しだけ身構えます。
とはいえ、こうして気軽に相談していただけることは、とてもありがたいことです。
問題が大きくなる前に相談いただければ、早い段階で対応できる可能性も高まります。
顧問契約では毎月の会話が予防につながる
当事務所では、法人のお客様との顧問契約にも対応しています。
顧問先とは定期的に面談を行い、最新の補助金情報をお伝えしながら、現在の事業状況や今後の予定、困っていることなどを伺っています。
例えば、私が、「現在、倉敷市や岡山市で、業務効率化につながる補助金が出ています」とお話しすると、以下のように次々と話が広がることがあります。
「そういえば、新しい設備を導入する予定です」
「新しい事業を始めようと思っているのですが、使える補助金はありませんか」
「取引先の○○でも使えそうな補助金はありますか」
面談が終わるころには、確認事項が3つほど増えていることもあります。
まるで、毎月恒例の宿題配布会です。
しかし、こうした日常的な会話の中に、補助金だけでなく、業務改善などにつながる重要な情報が隠れています。
問題が起きてから対応するのではなく、問題が大きくなる前に気づき、早めに準備できること。
それが、顧問契約の大きなメリットだと感じています。
許可取得はゴールではなく次回予告かもしれない
許認可申請も、許可が取れればすべて終わるとは限りません。
事業を続けていると、次のような変化が生じます。
許可取得後によくある変更
- 営業所を追加する
- 役員や所在地が変わる
- 新しい地域で事業を始める
- 個人事業から法人化する
- 車両や設備を追加する
- 新しい業務に参入する
会社は、事業の成長に合わせて変化していきます。
そして会社の状況が変われば、必要な許可や届出も変わります。
許可を取った瞬間は「これで終了です」という雰囲気になりますが、実際にはエンディングではなく、次回予告だったりします。
「次回、営業所追加編」
「次回、法人化編」
「次回、別の許可が必要だった編」
行政書士業務は一話完結だと思っていたら、意外と長寿シリーズになることがあります。
個人のお客様とは紹介という形でご縁が続く
個人のお客様からのご依頼は、法人のお客様と比べると、一度で完了するケースが多い傾向にあります。
ただし、同じ方からの再依頼ではなく、紹介という形でご縁が続くことがあります。
以前、契約書の作成をご依頼いただいた倉敷市内のお客様から、相続や外国人の在留資格について悩んでいる方をご紹介いただいたことがありました。
私から営業をお願いしたわけではありません。
それでも、身近な方が困っているときに、「倉敷に相談できる行政書士がいるよ」と思い出してくださったのです。
行政書士本人よりも、お客様の方が事務所を上手に紹介してくださっているような気がします。
ありがたいことですが、少しだけ複雑です（苦笑）。
リピート相談で大切なのは、売り込むことではない
行政書士のリピート相談は、同じ仕事を繰り返し依頼されることだけではありません。
補助金の相談から契約書の作成につながることもあります。
契約書の作成から社内規程の作成につながることもあります。
許可申請の後に、変更届や別の許認可について相談を受けることもあります。
個人のお客様から、ご家族や知人をご紹介いただくこともあります。
このようなリピート相談につながるために大切なのは、強く売り込むことではないと思います。
依頼された業務を丁寧かつ正確に行うこと。
お客様の話をしっかり聞くこと。
専門外のことを無理に引き受けないこと。
今後起こりそうな問題を少し先回りして伝えること。
こうした積み重ねによって、「何かあったら、また相談しよう」と思っていただけるのではないでしょうか。
まとめ｜行政書士の仕事は一度きりではありません
行政書士の業務は、一つひとつを見ると単発の仕事です。
しかし、一つの業務が完了しても、お客様とのご縁まで終わるとは限りません。
別の手続きについて再びご相談いただくこともあれば、ご家族や知人をご紹介いただくこともあります。
顧問契約では、日頃の会話から新しい課題を見つけ、問題を未然に防げる場合もあります。
一件のご相談を、単なる「案件」として見るのではなく、一つの「ご縁」として大切にする。
その積み重ねが、行政書士へのリピート相談や紹介につながっていくのだと思います。
岡山県倉敷市や周辺地域で、許認可申請、契約書作成、補助金、相続、外国人の在留資格などについてお困りの方は、当事務所までお気軽にご相談ください。
「こんなことを行政書士に相談してよいのだろうか」という段階でも構いません。
ただし、Teamsの通知については、できれば一度にまとめていただけると助かります（笑）。
行政書士やまもと事務所
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