みなさん、こんにちは。
岡山県倉敷市の行政書士やまもと事務所の山本です。
今回は、内容証明郵便の送り方について、紙芝居形式でご紹介します。
内容証明郵便を送りたいと思っても、「どのように文書を作ればいいのか」「郵便局に何を持って行けばいいのか」「e内容証明とは何が違うのか」と、分からないことが多いものです。
内容証明郵便には、通常の手紙とは異なる文字数や行数のルールがあります。
また、郵便局の窓口から送る場合は、同じ文書を3部準備し、封筒も用意しなければなりません。
さらに、内容証明はすべての郵便局で取り扱っているわけではないため、事前に受付可能な郵便局や営業時間を確認しておく必要があります。
一方、インターネットを利用する「e内容証明」であれば、パソコンから文書ファイルを送信することで、印刷や封筒の準備をせずに発送できます。
原則として24時間利用できるため、平日の昼間に郵便局へ行くことが難しい方にとっては便利な方法です。
ただし、e内容証明にも指定されたWord形式や文字サイズ、ページ数などのルールがあります。
また、内容証明郵便を送る際には、通常の郵便料金だけでなく、一般書留料金や内容証明料金が必要です。
相手に郵便物が配達された事実も記録として残したい場合は、配達証明を付けることも検討しましょう。
内容証明と配達証明では、証明する内容が異なります。
内容証明は、どのような内容の文書を差し出したかを証明するものです。
これに対して配達証明は、その郵便物が配達された事実を証明するものです。
とはいえ、ここまで文章だけで説明されても、実際の手順をイメージしにくいかもしれません。
そこで今回は、内容証明郵便の作成から発送までの流れを、紙芝居形式でまとめました。
紙芝居では、主に次の内容を紹介しています。
- 内容証明郵便とは何か
- 文書を作成するときの文字数と行数
- 郵便局の窓口へ持って行くもの
- 内容証明を取り扱う郵便局の注意点
- e内容証明の利用方法
- 窓口とe内容証明の違い
- 内容証明郵便にかかる費用
- 配達証明の仕組み
- 発送後に保管しておきたい書類
初めて内容証明郵便を送る方にも流れが伝わるように、できるだけ簡単に整理しています。
詳しい手順については、ぜひ以下の紙芝居をご覧ください。
内容証明郵便の送り方を紙芝居で確認する
KAMISHIBAI
内容証明・e内容証明の送り方
紙芝居でわかる内容証明 ／ 行政書士やまもと事務所
内容証明郵便は、形式どおりに送ることも大切ですが、それ以上に重要なのが、相手に送る文書の内容です。
強すぎる表現を使うと、相手が態度を硬化させることがあります。
反対に、要求する内容や期限が曖昧では、こちらの意思が正確に伝わりません。
「何を求めるのか」
「なぜ求めるのか」
「いつまでに対応してほしいのか」
を整理した上で、文書を作成することが大切です。
当事務所では、内容証明郵便の文案作成や、窓口・e内容証明による発送方法のご相談にも対応しています。
自分で文案を作成することに不安がある方や、相手に伝わる内容に整理したい方は、お気軽にご相談ください。
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