合意書とは？契約書との違いと活用事例を行政書士が解説

先日、ある個人事業主の方からこんなご相談をいただきました。

「個人事業主仲間と一緒に某イベントに共同出展をしたいんだけど、一部は遠方に住んでいる人や、直接は知らない人もいるので、契約書を交わしたいんですが作ってもらえますか？」

確かに、仲間同士で共同出展をすると「費用の分担」「当日の役割」「万が一のキャンセル」などをどう取り決めるかで、後々のトラブルに発展する可能性があります。
特に、距離が離れていたり、初めて顔を合わせる人が混じっている場合は、口約束のままでは安心できません。

そこで登場するのが「合意書」です。
合意書というと「トラブル解決の書類」のように思われがちですが、実際にはもっと柔軟に、日常的な協力関係や共同事業をスムーズに進めるためにも役立つ文書です。

今回は、この「合意書」について具体的な事例とともに解説していきます。

イベント共同出展で合意書を作るべき理由

展示会やイベントに仲間同士でブースを共同出展する際、よくある取り決めのポイントは次の通りです。

こうした取り決めを口頭で済ませてしまうと、後々「言った・言わない」で揉める原因になります。
そこで合意書として文書化しておけば、全員が安心して本来の目的（出展を成功させること）に集中できるのです。

ここで、よくある質問が「合意書と契約書はどう違うのですか？」というものです。

契約書
　新しい契約関係を結ぶための文書。売買契約書や業務委託契約書などが代表的で、将来の紛争を予防するために細かい条項が整えられているのが特徴です。
合意書
　すでに口頭やメールで合意した内容を、確認・証拠化するために文書にするケースが多い。必ずしも長文である必要はなく、数ページ程度のシンプルなものでも十分に効力を持ちます。

言葉のニュアンスとしては、契約書が「正式な法律文書」という響きがあるのに対し、合意書は「柔らかい確認書」「合意内容のメモ」に近い印象を与えるものです。
ただし、いずれも署名や押印があれば法的効力は同じです。

合意書を交わすメリットは大きく3つあります。

トラブル防止
　後から「そんな約束はしていない」と言われるリスクを減らせます。
安心感の共有
　書面に残すことで、全員が同じ理解に立てる。心理的にも信頼が強まります。
将来の関係性を守る
　一度のイベント出展だけでなく、今後別のプロジェクトで協力する際にも「過去にきちんとルールを決められた」という実績が信頼につながります。